Een uitdagend nieuw project dient zich aan. Onderaan de aanvraag: “bijgevoegde algemene voorwaarden zijn van toepassing op de overeen te komen opdracht.” Eerste gedachte, o jee daar gaan we weer, een set voorwaarden waar we mogelijk niet aan kunnen voldoen.
Wie heeft er zin in het doornemen van pagina’s tellende voorwaarden van de partij waar hij graag voor of mee wil werken? Lastig te lezen artikelen met juridische termen en verwijzingen naar onbekende wetteksten. Geen paniek bij ons in het bedrijf, want door ervaring weten wij inmiddels dat we er in goed overleg altijd uitkomen!
Wij werken, zoals in onze ingenieursbranche gebruikelijk is, met diverse specialisten en kunnen niet zondermeer verwachten dat ze, naast specialist op hun vakgebied, ook up-to-date juridische of verzekeringtechnische kennis hebben. Wel hebben we onze mensen in de afgelopen jaren geleerd om de voorwaarden die ze toegespeeld krijgen bij aanvragen en aanbestedingen, zo snel als mogelijk door te spelen aan hun stafafdeling. Dat bewustzijn kweken we onder andere met gerichte presentaties over projecten waarbij voorwaarden tot discussie of zelfs juridische trajecten hebben geleid. We spreken daarbij zeker ook over de impact die dit op een klantrelatie kan hebben of welke (directe) financiële consequenties dit kan hebben voor een project of zelfs bedrijfsonderdeel.
Niet iedere specialist heeft evenveel affiniteit met deze materie, maar er ontstaat op deze manier wel begrip voor de situatie dat we voorwaarden moeten onderkennen, en daar vooral vooraf over willen spreken met onze opdrachtgevers om problemen te voorkomen in een later stadium van het project. Ook onze eigen nieuwe algemene voorwaarden, die we binnenkort gaan hanteren, zijn zowel intern als extern besproken. Er zijn daarmee belangrijke praktijkervaringen van zowel onze opdrachtgevers als eigen medewerkers meegenomen. Daardoor kunnen wij ook beter toe te passen voorwaarden aan onze opdrachtgevers en samenwerkingspartners aanbieden.
Voor onze stafafdeling geldt inmiddels: al doende leert men. Hoe meer voorwaardensets er voorbij komen, des te beter worden wij in het lezen daarvan en des te makkelijker wordt het om ze juist toe te passen. Sommige sets hebben nette bijlagen met praktische voorbeelden en toelichtingen. Tip: Neem even de tijd om deze door te nemen en er over te sparren met een collega, en de betekenis van een gestelde voorwaarde wordt alsnog duidelijk.
De meeste voorwaarden kunnen wij snel accepteren. Echter, hete hangijzers blijken in de praktijk vaak de aansprakelijkheid en de bijbehorende verzekeringstechnische voorwaarden. Wij hebben naast juridische hulplijnen, ook de nodige kennis van onze verzekeringstussenpersoon die ons snel kan adviseren als dat nodig is. Op basis van de vragen die we stellen en kennis die we uitwisselen worden verbeteringen ook met de uiteindelijke verzekeraar doorgenomen en aangepast richting de toekomst. Naast een verbeterde dekking op onze verzekeringspolissen, hebben we ook ervaring met op maat afgesloten projectverzekeringen. Mocht dat nodig zijn, dan bieden die ook uitkomst .
Ons motto in deze is: voorkomen is beter dan genezen. Allereerst door vroegtijdig, nauw overleg met onze opdrachtgever of samenwerkingspartner. Vervolgens door heldere interne communicatie over praktijkcases met onze mensen, gesteund door een netwerk van adequate hulplijnen.
Inmiddels durven wij dus volmondig te zeggen: algemene voorwaarden, wij komen er wel uit!
Bel, mail of reageer op dit bericht als je dat wilt, we willen onze ervaringen graag delen.
